Recrutement du chef d’établissement par la tutelle

Vous avez postulé, et vous avez donc été recruté par une Tutelle (Diocésaine ou Congréganiste).

Au niveau académique, vous devez remplir certaines conditions pour pouvoir assurer les fonctions de Chef d’établissement.

Au niveau de l’Enseignement Catholique, La Tutelle doit formaliser votre recrutement par une lettre de nomination qu’elle complètera ultérieurement par une lettre de mission.

Simultanément à cette lettre de nomination, vous devez rencontrer le Président d’Ogec pour la conclusion de votre contrat de travail (il n’existe pas de document institutionnel. Nous vous proposons ces documents au titre de simples modèles), qui est un contrat de droit privé, avec la triple signature (Président d’Ogec, Tutelle et Chef d’établissement) :

Contrat de travail à durée indéterminée de chef d’établissement du second degré de l’enseignement catholique

En annexe à votre contrat de travail, doit figurer un avenant (il n’existe pas de document institutionnel. Nous vous proposons ces documents au titre de simples modèles) relatif à votre rémunération :

Avenant financier au contrat de travail

L’ensemble de ces dispositions est parfaitement décrit, détaillé et expliqué dans le Statut du chef d’établissement.

C’est bien en possession de votre lettre de nomination et de votre contrat de travail que vous acceptez définitivement le poste qui vous est proposé, avec la lettre de mission concomitante.

Calcul du salaire État à déduire du salaire OGEC :

• Tableur de calcul
• Note du SGEC relative à l’interprétation du calcul

CUMUL D’AVANCEMENT TRIENNAL :

• Attestation

Dans le cas où vous êtes amené à assurer la coordination de plusieurs établissements, il faut mettre en place un protocole de coordination.

1. Au moment de votre prise de fonctions, il vous appartient de veiller à vérifier que lors du premier Conseil d’administration d’Ogec :

• Il est délibéré sur l’exercice et les modalités des délégations qui doivent vous être données par le Président d’Ogec et qui sont indispensables à l’exercice de votre mission.

Modèle type délégations OGEC

• Ces délégations sont relatives à la gestion du personnel Ogec, à la gestion administrative et financière,  à la représentation du Président dans les instances sociales, et pour toutes les signatures engageant des dépenses.

2. Il est indispensable de convenir entre le Président et vous-même des modalités de comptes-rendus des dites délégations : des rencontres régulières s’imposent, sans parler des contacts téléphoniques ou autres contacts par courriels. Rien ne remplace la rencontre  face-à-face.

Conjointement avec le Président d’Ogec, vous participez à l’élaboration  de l’ordre du jour de toutes les réunions d’Ogec.

En conséquence, vous prenez la mesure d’un calendrier-type annuel des réunions du Conseil d’administration, du Bureau et de l’Assemblée Générale, dans le respect des STATUTS-TYPE OGEC, tant au niveau du délai des convocations (Ayez toujours le réflexe, notamment pour les Conseils d’administration, d’adresser le maximum de documents AVEC la convocation, ce qui permet aux membres du CA d’en prendre connaissance AVANT) que de celui des modalités de vote en séance.

Par délégation du Président d’Ogec, vous rencontrez également les Délégués du Personnel, les Délégués Syndicaux, et vous présidez l’éventuel Comité d’Entreprise (ou la Délégation Unique CE/DP) et le CHSCT.

Du bon fonctionnement des IRP (Instances Représentatives du Personnel) dépendra la qualité du dialogue social dans l’établissement.

Vous êtes le premier gestionnaire des ressources humaines dans l’établissement. À cet effet, vous devez toujours être soucieux de respecter en tous points la législation du travail (déclarations préalables d’embauche, contrats de travail en CDI ou CDD, avenants aux dits contrats, horaires annuels, ruptures de contrat, etc..).

Veillez à élaborer ou actualiser des fiches de poste pour chaque personnel, et conduire avec  chacun les  indispensables entretiens professionnels, pour leur classement ou leur reclassement.

Dans un tout autre registre, ne négligez jamais votre rôle dans le respect des conditions d’hygiène, de sécurité et d’évaluation des risques, des normes sanitaires et dans le respect des conditions d’accessibilité.

Vous proposez, ordonnancez et exécutez le budget. La gestion financière, qui est une de vos responsabilités majeures, ne doit jamais être l’affaire du seul Chef d’établissement. En fonction de la taille de l’établissement, et des pratiques au sein de l’Ogec, c’est une collaboration permanente très étroite entre le Président et/ou le Trésorier de l’Ogec, le comptable et/ou le gestionnaire et vous-même.

Dans l’élaboration, puis le suivi du budget, vous porterez la plus grande attention :

AU NIVEAU DES CHARGES

• à la maîtrise de la masse salariale, qui est le poste principal
• à la maîtrise des coûts des autres charges de fonctionnement (restauration, hébergement, énergie, fluides, etc..)
• à l’impact des investissements sur les amortissements

AU NIVEAU DES PRODUITS

• à votre politique tarifaire pour les familles, et notamment à la prise en compte des difficultés sociales
• à votre implication institutionnelle dans un cadre collectif, pour la meilleure équité possible dans les modalités de calcul et de versement des subventions publiques
• à l’exploitation de toutes ressources légales (autres activités scolaires ou extra-scolaires) pour améliorer les produits

AU NIVEAU DE LA SITUATION FINANCIÈRE ET DES INVESTISSEMENTS

• au suivi rigoureux de la trésorerie
• aux placements financiers
• à une politique adaptée d’investissements

Pour les travaux d’importance, consultez toujours 2 entreprises au moins. Idem pour les fournisseurs avec une dimension supplémentaire : le partenariat avec un groupement d’achats (type Le Cèdre)

DEUX RECOMMANDATIONS ABSOLUES AU NIVEAU DES MODALITÉS DE PAIEMENT OU DE REMBOURSEMENT :

• celui qui fait le chèque ou qui passe l’ordre, n’est jamais celui qui le signe
• pour tout remboursement vous concernant, ne signez jamais vous-même

Texte adopté par la Commission Permanente du 4 juillet 1997.

Le conseil d’administration de l’OGEC (dénomination de l’organisme de gestion) réuni le (date) prend acte de l’agrément conféré le (date) par (nom du conseil de tutelle) et de la nomination faite le (date) par (nom de l’autorité de tutelle), comme chef d’établissement de (nom de l’établissement scolaire) situé à (adresse) dont l’OGEC assure la gestion.

En vertu de l’article 5 du contrat de travail signé entre : Monsieur (Madame) (prénom) (nom) et L’organisme de gestion de (dénomination de l’organisme de gestion) en date du (date)

Le conseil d’administration décide pour les besoins de l’exercice de sa fonction d’attribuer à Monsieur (Madame) (prénom) (nom) délégation en vue de :

• proposer, ordonnancer, exécuter le budget, assurer les recettes et engager les dépenses ;
• recruter toute personne salariée de l’établissement, dans la limite des postes définis au budget ;
• co-signer ès qualités avec le président de l’organisme de gestion les contrats de travail ;
• exercer l’autorité de l’employeur sur les personnels de droit privé ;
• procéder, en accord avec le président de l’organisme de gestion, aux licenciements ;
• proposer au conseil d’administration qui en décide, le montant des traitements et indemnités des personnels salariés de l’établissement ;
• organiser les élections, gérer les instances représentatives du personnel (DP, CHSCT, etc.).

Monsieur (Madame) (prénom) (nom) a délégation de signature sur tous les comptes postaux ou bancaires ouverts au nom de l’organisme de gestion selon les modalités suivantes : (préciser les modalités)

Monsieur (Madame) (prénom) (nom) rendra compte, au conseil d’administration, des délégations reçues suivant modalités et périodicité suivantes : (préciser les modalités et la périodicité)

REMARQUES

1. La présidence du comité d’entreprise ou de la délégation unique du personnel nécessite une délégation annuelle et spécifique du président de l’organisme de gestion.
2. La délibération doit figurer au registre des procès verbaux des conseils d’administration de l’organisme de gestion.
3. Un extrait « certifié conforme à l’original » par signature du président et du secrétaire de l’organisme de gestion est à remettre au chef d’établissement.

Pour autant que la gestion budgétaire et administrative soit toujours placée sous le signe de la plus grande rigueur, cela n’exclut en rien – bien au contraire – que les relations ente le Chef d’établissement et le Président et/ou les instances de l’Ogec soient empreintes de la plus grande convivialité, y compris et surtout dans un contexte économique et démographique défavorable.

L’essentiel ne doit jamais être oublié : la gestion  financière est toujours au service d’un projet éducatif, pédagogique et pastoral au service des élèves, et dans le respect de la confiance que nous accordent les familles.