La déclaration de fermeture d’un établissement privé secondaire sous contrat d’association se fait dans les cas suivants :
- Mutation du chef d’établissement en poste dans un autre établissement
- Cessation de fonction du chef d’établissement en poste quel qu’en soit le motif
- Départ en retraite du chef d’établissement en poste
Dans beaucoup de diocèses la procédure est prise en charge par la Direction Diocésaine. Elle fournit au chef d’établissement en poste tous les renseignements utiles.
En cas de carence des services diocésains de l’enseignement catholique, la procédure suivante est communément appliquée :
Le chef d’établissement en poste adresse un courrier au rectorat de son académie. Ce courrier est adressé à monsieur le recteur d’Académie sous couvert (le cas échéant) du responsable académique de l’enseignement privé sous contrat.
Le courrier fait état de la cessation de fonction (généralement à la fin d’une année scolaire) en précisant la date et la dénomination complète de l’établissement quitté. Il est recommandé de préciser « établissement dont j’ai assuré la direction à compter du… ».
Il est aussi recommandé le cas échéant de signaler les nouvelles fonctions de chef d’établissement dans la même académie (où et à quelle date) ou bien la reprise d’un temps complet d’enseignant si c’est le cas.
Cette procédure de notification officielle aux services rectoraux est suffisante dans la plupart des cas. Il est également recommandé de contacter au préalable les services rectoraux ou diocésains pour être en mesure de répondre à des exigences spécifiques.
À l’interne
Le Synadic recommande vivement à ses membres de procéder à la fourniture d’un dossier « état des lieux » à la fois à la Direction diocésaine et, quant il est connu, au nouveau chef d’établissement qui prendra la direction de l’établissement. Ce document, bilan de la direction sortante facilite la transition avec la direction entrante.
Pour mémoire, la liste des pièces (non limitative) que ce dossier doit contenir :
- Le projet éducatif et le projet d’établissement. La plaquette de l’établissement, et le lien avec le site (si existant)
- L’organigramme de l’établissement
- Un mémo sur la spécificité des projets pédagogiques existants
- L’évolution détaillée des effectifs sur les 5 dernières années
- Les comptes de fonctionnement des années n-2, n-1, prévisionnel année en cours, et si déjà élaboré, prévisionnel n+1
- La situation financière telle qu’elle a été présentée au dernier Conseil d’Administration de l’Organisme de Gestion sur le sujet. La situation de trésorerie la plus récente.
- L’état récapitulatif des investissements sur les années n-2, n-1, n et si envisagé de n+1 à n+ 3 ou 5, avec les éventuelles modalités pluriannuelles de financement
- Un état récapitulatif des subventions de fonctionnement à l’élève
- Les tarifs de l’établissement et les modalités financières
- Un état récapitulatif des personnels non enseignants, avec le maximum de précisions, (catégorie, échelon, temps de travail rémunération brute, etc…)
- Un état récapitulatif des personnels enseignants, avec le maximum de précisions (discipline (s), catégorie, échelon, temps de travail, etc…)
- Un plan de masse des bâtiments et des extérieurs
- Le ou les derniers PV des Commissions de sécurité
- Les derniers comptes-rendus des diverses instances de l’établissement (Ogec, et plus particulièrement la dernière AG avec le rapport moral du Président et le rapport d’activités du Chef d’établissement), Conseil d’établissement, Conseil Pastoral, Conseil de Direction et /ou Conseil(s) Pédagogique(s), CE/DP, CHSCT,
- etc…